امروز : جمعه 1 آذر 1398  - مصادف با 24 ربیع‌الاول 1441

hamyar title

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9

آشنایی با اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری پیشرفته ،بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک سازمان الکترونیک وبدون گردش کاغذ (paperless)و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم های مختلف را مهیا می نماید.برروی این بستر علاوه بر قابلیت گردش مکاتبات امکان ارائه ی سرویس های الکترونیکی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع می باشد. همچنین قابلیت ایجاد ارتباط با دیگر نرم افزار های سازمان مانند پرتال،مالی،کارگزینی،حضور و غیاب وانبار وجود دارد.
برخی از مشخصات و امکانات ویژه اتوماسیون اداری:
*به طور کامل مبتنی بر تکنولوژی وب با معماری چند لایه
*قابلیت تعریف دبیرخانه متمرکز ،نیمه متمرکز و غیر متمرکز مطابق با ساختار سازمانی
*استفاده از مکانیزم های پیشرفته امنیتی
*امکان تبادل اطلاعات بین سازمانی با استفاده از پروتکلFCFوECE
*ماژول تعریف دکمه های مورد نیاز برای هر سند با امکان تعیین اندازه،رنگ و نام دکمه
*ماژول تعریف سرویس های دلخواه برای عملکرد هر دکمه
*پشتیبانی همزمان از ویرایش گر word وویرایش گر تحت وب برای تایپ نامه
*قابلیت جستجوی ساده و پیشرفته براساس کلیه فیلد های اطلاعاتی و متن نامه ها
*امکان ارتباط با سیستم تلفن گویا،sms-server،پرتال و وب کیوسک
*پشتیبانی از مدل امنیت اشتراکی secret sharing جهت مدیریت مطمئن اعطای مجوز
*قابلیت تفویض اختیار کاملا مدیریت شده و همچنین نظارت بر کارتابل پرسنل
*قابلیت به گردش درآوردن انواع مکاتبات ،فایل ها و پرونده ها
*قابلیت تعریف بایگانی الکترونیکی در سه سطح عمومی،واحدها و کاربران
*پشتیبانی کامل از فاکس و ایمیل
*پشتیبانی از امضای دیجیتال
*پشتیبانی از مرورگرها متداول شاملIE.CHROME.FIREFOX.SAFARI.OPERA
*مستقل از نوع سیستم عامل سرویس گیرنده و پشتیبانی از انواع دستگاه ها (رایانه رو میزی،لپ تاپ،تبلت،گوشی های هوشمند)
موتور تولید فرم های الکترونیکی:
شرکت مهندسی همیار شهر با ارائه ی این ابزار قدرتمند و تحت وب،این امکان را دراختیار سازمان قرار می دهد تا بتواند در کوتاه ترین زمان،فرم های مورد نیاز خود را طراحی نماید جهت استفاده در اختیار ذی نفعان سازمان الکترونیک قرار دهد.علاوه برآن ،مدیران قادر خواهند بود با تنظیم انواع مجوزهای مورد نظر روی فرم ها تا سطح فیلد های فرم و برای کاربران مختلف ،امنیت اسناد و مدارک سازمانی را مدیریت نمایند.
برخی مشخصات و امکانات ویژه موتور تولید فرم های الکترونیکی:
*به طور کامل مبتنی بر تکنولوژی وب
*قابلیت تعریف انواع فرم های اداری ،سازمانی،فنی،گزارش عملکرد وisoتوسط راهبر
*قابلیت ایجاد فرم های وابسته به یکدیگر جهت حفظ یکپارچگی اطلاعات درسازمان
*قابلیت تعریف قانون ایجاد شماره برروی انواع فرم های سازمان
*قابلیت ارتباط دادن تعداد نامحدودی فرم،فایل،مدرک وسند به هر فرم
*قابلیت طراحی فرم ها مطابق باالگوی کاغذی
*امکان تعریف سطوح محرمانگی وسطوح دسترسی تا سطح فیلد روی هرفرم
*امکان تعریف فیلد با انواع داده (مانند عدد صحیح،اعشاری،امضا،فایل،URL،گزارش)
*قابلیت ارتباط فیلد های یک فرم با سایر فرم های الکترونیکی سازمان
*قابلیت گردش خودکار فرم ها با استفاده از فرآیندهای تعریف شده درموتور گردش کار
*قابلیت تولید گزارش از اطلاعات درون فرم ها با استفاده از موتور گزارش ساز
*قابلیت ارجاع فرم ها به کاربران در کارتابل
*ماژول(نوار ابزار پیشرفته)جهت طراحی دکمه های مورد نیاز برای هر فرم
*استفاده از فیلد Grid در فرم برای ایجاد فرم های تودرتو
موتور تعریف و اجرای گردش کار و فرآیند های سازمانی:
گروه مهندسی همیار شهر با ارئه ابزار قدرتمند و تحت وب سازمان را قادر می سازد تا گردش فرم ها بدون دخالت کاربران براساس فرآیند تعریف شده و با استفاده از اطلاعاتی که در فرم وارده شده است به طور هوشمند انجام شود.
این ابزار در هر مرحله از گردش کار ،با توجه به اطلاعات درون فرم مرحله بعدی را تشخیص داده و آن را اجرا می نماید.این اطلاعات می تواند با اتصال خودکار به دیگر پایگاه داده های موجود در سازمان نیز به دست آید.همچنین این ابزار میتواند اطلاعات موجود در دیگر پایگاه دادهای سازمان را به روز رسانی نماید.
این موتور می تواند به عنوان یک ابزار یکپارچه ساز سازمانی برای مکانیزه و هوشمند نمودن فرآیند هایی مانند صورت جلسات ،خرید و ماموریت به کار گرفته شود.همچنین امکان تبادل اطلاعات بین سازمان الکترونیک و سایر نرم افزار های موجود در سازمان(مانند حسابداری،پرسنلی،حقوق و دستمزد)فراهم می گردد.
برخی مشخصات و امکانات ویژه موتور تعریف و اجرای گردش کار:
*مستند سازی ،تعریف و اجرای گردش کار به منظور بهبود فرآیند ها در راستای افزایش بهره وری سازمانی
*امکان برقراری ارتباط با انواع پایگاه داده
*پل ارتباطی بین فرآینده های درون سازمانی ((Back office و فرآیندهای برون سازمانی (front office)
*قابل استفاده به عنوان بستر ارتباطی بین نرم افزارهای مختلف سازمان و یکپارچه سازی آنها
*امکان طراحی و خودکار سازی فرآیندهای ISO به صورت گرافیکی
*امکان تعریف شروط و تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار و فرآیند
*امکان انجام پردازش های خودکار در مراحل مختلف یک گردش کار
*امکان تراکنش با پایگاه داده و اسکریپت نویسی به دو زبان C#.VB.NET
*ماژول تعریف سرویس جهت استفاده برروی دکمه های مورد نیاز در فرم ها
*قابلیت یکپارچگی با لایهSD
گروه مهندسی همیار شهر با ارائه این ابزار بسیار کارآمد و تحت وب،امکان طراحی و تهیه گزارش های متنوع و مورد نیاز مدیریت از سازمان الکترونیک یا اطلاها موجود در انبار داده (Data warehouse) سازمان را فراهم آورده است.این ابزار قادر است با اتصال به انواع پایگاه داده گزارش های متنوع مورد نیاز مدیریت را ایجاد نماید.همچنین با توجه به تحت وب بودن سیستم،امکان طراحی و مشاهده گزارش های مورد نیاز در خارج از سازمان نیز وجود دارد.
برخی مشخصات و امکانات ویژه موتور گزارش ساز:
*مدیریت همزمان چندین بانک اطلاعاتی از انواع پایگاه داده
*امکان تنظیم نمای گزارش ،مطابق با خواسته های سازمان
*استفاده از توابع SQL در تولید فیلد های گزارش جدید
*انجام محاسبات و عملیات جبری برروی فیلد های اطلاعاتی
*قابلیت ایجاد شاخص های آماری و شاخص های بهروری از اطلاعات موجود در سیستم
*قابلیت ایجاد گزارش نموداری از نتایج
*قابلیت تعیین سطوح دردسترسی کاربران به گزارش ها
*امکان تعریف انواع فیلتر روی گزارش ها
*یکپارچه با تمام ابزارها و زیر سیستم های سازمان الکترونیک
*امکان چاپ دسته ای با Farzin layot service
گروه مهندسی همیار شهر با ارائه این زیر ساخت کم نظیر توانست خلا موجود در بازار برای ارتباط بین نرم افزار های درون سازمان با پرتال سازمان را مرتفع سازد.
با این زیر ساخت ،هر سازمان(دستگاهای دولتی ،نهاد های عمومی،صنایع و شرکت ها)با هدف تسهیل ارتباط با شهروندان ،قادر به طراحی و پیاده سازی خدمات دو سویه یا تراکنشی در راستای اجرای سیاست دولت الکترونیک ایجاد شهروند الکترونیک یا ارائه خدمات در دفاتر پیشخوان دولت می باشد.
برخی مشخصات و امکانات ویژه این زیر ساخت:
*امکان انجام تعاملات مالی(پرداخت الکترونیک)
*امکان تعریف کارتابل برای شهروندان و دفاتر پیشخوان دولت
*ارائه گزارش های مالی و مدیریتی جهت تعیین حجم خدمات انجام شده
*امکان ارائه سرویس های پیگیری (تلفن گویا و sms –server)به ارباب رجوع
لایه توسعه ی سازمان الکترونیک SDK
این لایه ،امکان ارتباط انواع نرم افزار های موجود در سازمان را (سازمان الکترونیک)براساس استاندارد وب سرویس ،فراهم می نماید.اغلب قابلیت های سازمان الکترونیک (مانند چارت سازمانی،کاربران،گروها،سمت ها،مجوز ها،ورود اطلاعات در فرم ها،اجرای فرآیندها و عملیات ارجاع)توسط این لایه قابل مدیریت و توسعه می باشد. برای نمونه،با استفاده از اینSDK امکان استخراخ خودکار اطلاعات فیش حقوق پرسنل از نرم افزار حقوق و دستمزد و ارسال هوشمند این اطلاعات به کارتابل پرسنل مربوط فراهم می گردد.
سرویس پشت دکمه(Service Engine)
با استفاده از این ماژول طراح فرم در سازمان ،می تواند عملیات دیگری علاوه بر عملیات استاندارد هر دکمه تعریف نماید .این امکان به کاربران کمک میکند تا با فشردن یک دکمه مجموعه ای از فعالیت ها را بدون دخالت عامل انسانی اجرادرآورند.این فعالیت های خودکار می توانند شامل امضاء،ارجاع،ارسال رونوشت،بایگانی،نگهداری شخصی،انواع محاسبات،انواع تایید ها،اعتبار سنجی دادها و.....باشند.افزایش دقت محسابات روی فرم ها و کاهش خطای انسانی(برای نمونه در فرم های هزینه ی ماموریت ،درخواست خرید،فاکتور )از جمله مزایای استفاده از ماژول می باشد.
کارتابل آفلاین:
این ماژول برروی رایانه شخصی کاربر قابل نصب می باشد.کاربر قبل از رفتن به مکانی که دسترسی آنلاین به سازمان الکترونیک ندارد می تواند تمام یا بخشی از مدارک (مانند نامه ها،فرم ها و پروندها)موجود در کارتابل خود را به رایانه شخصی خود منتقل نماید.در این انتقال تمام سوابق ،هامش ها،لیست گردش ها و.......مربوط به اسناد نیز به کارتابل آفلاین منقل می شود.کاربر میتواند انجام شده در نسخه آفلاین به نسخه اصلی سازمان الکترونیک منتقل خواهد شد.
بستر ارتباط بین سازمانی نفر به نفرFCF
گروه مهندسی همیار شهر با ارائه این ابزار کاربردی وتحت وب،امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر به همراه زونکن بندی قدرتمند وامکان تعریف بایگانی های متعدد با اعطای انعطاف پذیر مجوزهای دسترسی را برای سازمان ها فراهم نموده است.معماری نرم افزار،امکان مدیریت حجم بسیاربالای اطلاعات را فراهم می سازد و به دلیل این توانمندی ویژه این محصول برای آرشیو های تخصصی با حجم بالای اسناد توصیه می شود.
برخی مشخصات و امکانات ویژه سیستم آرشیو الکترونیک:
*قابلیت ایجاد فرم شناسنامه اطلاعات اسناد (مانند نقشه ،گزارش ،مقاله،کتاب،فایل،پرونده)
*قابلیت تعریف ساختار زونکن بندی آرشیو به صورت درختواره
*قابلیت تعریف قانون شماره گذاری برای هر سند و مدرک
*قابلیت جستجوی ساده و پیشرفته براساس کلیه فیلد های اطلاعاتی
*قابلیت کنترل و مدیریت دسترسی کاربران به اسناد و مدارک موجود در آرشیو
*قابلیت ذخیره سازی فایل با هر نوع فرمت
*مدیریت حجم فایل های ضمیمه
*قابلیت گردش اسناد موجود در آرشیو برروی بستر اتوماسیون اداری
*قابلیت ثبت وضعیت های مختلف اسناد و مدارک بایگانی (مانند رزرو،امانت)
*یکپارچه با تمام ابزار ها و زیر سیستم های سازمان الکترونیک
*امکان ارتباط با دیگر نرم افزار های سازمان
*امکان کنترل ورژن برای مدیریت بهتر اسناد
*امکان ایجاد ارتباط با دیگر اسناد و مدارک سامان الکترونیک
** قابلیت مجوز دهی کنترل دسترسی کاربران به تک تک زونکن های الکترونیکی
*قابلیت تعیین محدود زمانی در دسترسی کاربران به یک زونکن الکترونیکی
اتوماسیون اداری ،موتور های نرم افزاری ،زیر ساخت خدمات الکترونیک و سرویس های تکمیلی سازمان الکترونیک ،ابزارهایی غنی از امکانات هستند که با ترکیب این ابزار،سازمان قادر به طراحی و پیاده سازی بسیاری از سیستم های مورد نیاز خود می باشد.
بسیاری از نرم افزار های کوچک و متوسط موردنیاز بخش های مختلف سازمان را می توان با استفاده از سیستم های طراحی روی بستر سازمان الکترونیک پیاده سازی نمود و از ایجاد نرم افزار های جزیره ای در سازمان جلوگیری نمود.
بعضی سیستم های پیاده سازی شده توسط سازمان های بهره بردار عبارت است از:
*سیستم ارزیابی عملکرد براساس مدل های مختلف مانند 360 درجه
*نظام پیشنهادات
*سیستم مدیریت فرآیند خرید و درخواست کالا
*سیستم مدیریت مرخصی ها و ماموریت ها
قابلیت اطمینان و اتکای سازمان الکترونیک تا حدی است که میتوان از آن به عنوان هسته یکپارچه ساز نرم افزار های سازمان استفاده نمود.برخی سازمان های بهره بردار از سازمان الکترونیک با برقراری ارتباط بین سازمان الکترونیک و دیگر نرم افزار های سازمان ارزش افزوده زیادی برای سازمان خود ایجاد کرده اند.برای نمونه:
*نرم افزار حضور و غیاب
*نرم افزار شهرسازی وrfid (شهرداری ها)
*سامانه آموزش (دانشگاها)
*نر افزارMIS.ERP
سیستم مدیریت جلسات و مصوبات (یک نمونه سیستم پیاده سازی شده)
در سازمان های متوسط و بزرگ روزانه جلسات متعددی بررگزار می شود که این رقم در برخی سازمان های خیلی بزرگ به روزانه یک صد جلسه نیز می رسد.به طور متوسط سالیانه بین 2.000 تا بیش از 50.000 مصوبه در این سازمان ها ثبت می شود.این سیستم با امکاناتی چون گزارش گیری ،ارجاع مصوبات به اقدام کنندگان با حفظ محرمانگی ،پیگیری روند اجرای مصوبات،ارتباط با SMS-Servrr جهت یاد آوری جلسات یا پیگیری مصوبات و قابلیت مدیریت مدعوین درون و برون سازمان،اثربخشی جلسات را در سازمان حداکثر می نماید.
با گسترش سیستم های اطلاعاتی در سطح دنیا و قرار گرفتن اطلاعات سازمان ها برروی شبکه ووب ،مشکلاتی برای امنیت این گونه سیستم ها ایجاد گردید.
گروه مهندسی همیار شهر با توجه به جایگاه مهم امنیت در نرم افزار های اطلاعاتی-مدیریتی،و پیامدهای فاجعه بار ناشی از نادیده گرفتن اصول امنیتی،همواره مبحث امنیت را در دستور کار خود قرارداشته و با این رویکرد توانسته است کلیه نرم افزار های خود را تا سطح دسترسی خیلی محرمانه ارتقا دهد.
با توجه به استفاده گسترده نرم افزار در مجموعه های دفاعی کشور،نرم افزار از طرف چند آزمایشگاه و موسسه تحقیقاتی ،تحت آزمایش های مختلف امنیتی قرار گرفت .در این آزمایش ها بیش از12000 حمله و تست مختلف روی نرم افزار ها انجام پذیرفت.با موفقیت در test plan،بررسی کلیه کدهای نرم افزار آغاز گردید و پس از انجام این امر،سازمان الکترونیک با کسب تاییدیه رسمی امنیت به عنوان اولین نرم افزار امن کشور تا سطح دسترسی خیلی محرمانه در حوزه سیستم های اداری مطرح گردید.
برخی از دستاورد های امنیتی سازمان الکترونیک:
*کسب تاییدیه امنیت از وزارت دفاع و دارای گواهی نامه امنیتی با استانداردOWASP
*انطباق با استاندارد امنیتی ISO 15408
*پشتیبانی از SSL،زیر ساخت PK1 و امضای دیجیتال در محیط وب
*استفاده از مکانیزم قوی در هویت سنجی و احراز اصالت
*مقاوم در برابر انواع حمله های متعارف و پیشرفته
*پشتیبانی از مکانیزم امنیت اشتراکی
*رمز نگاری قوی دادهاو فایل ها و مقاوم در برابر تغیر داد ه ها هنگام انتقال روی شبکه
*دارای مکانیزم پیشرفته رویدادنگاری ،ممیزی وواکنش در برابر خظا
*حمایت از روش SSOبا پشتیبانی ازActive Directory